Die folgende Abbildung verdeutlicht die vorhandenen Gremien und Einrichtungen der Gemeinde sowie deren Zusammenspiel.
Die Mitarbeiter im Rathaus Nieder-Ramstadt sind Teil der Gemeindeverwaltung, die von der Bürgermeisterin als Dienstvorgesetzten geleitet wird. Die Bürgermeister der Gemeinden werden in einer Direktwahl alle sechs Jahre neu gewählt (abgesehen von Sonderfällen durch vorzeitiges Ausscheiden aus dem Amt abgesehen). Im Unterschied zur Kommunalwahl stehen hier also "nicht Parteien, sondern Personen” zur Wahl - auch wenn die Kandidaten in der Regel einer Partei angehören werden oder von einer Partei nominiert wurden.
Der Gemeindevorstand “besorgt die laufende Verwaltung der Gemeinde” (§9 (2) HGO). Die Mitglieder des Gemeindevorstands - die “Beigeordneten” - werden nicht vom Wähler gewählt, sondern von der Gemeindevertretung ernannt. Die Ernennung kann prinzipiell frei erfolgen; die Beigeordneten müssen nicht auf einer Wahlliste bei der Kommunalwahl enthalten gewesen sein. Die Ernennung erfolgt allerdings durch die gesamte Gemeindevertretung und bedingt entweder eine gemeinsame Liste oder aber einen Wahlvorgang zwischen den einzelnen Wahllisten.
Die Gemeindevertretung ist das oberste Organ der Gemeinde und zuständig für die “wichtigen Entscheidungen und die Überwachung der gesamten Verwaltung” (§9 (1) HGO). Die Zusammensetzung der Gemeindevertretung bestimmen die Wähler bei der Kommunalwahl durch ihr (Gesamt-)Ergebnis. Auf die einzelnen Wahllisten entfällt eine Anzahl Sitze, die sich aus dem Anteil der Anzahl Stimmen für die Liste insgesamt im Verhältnis zur Anzahl Stimmen insgesamt berechnet (Details siehe unter “Kommunalwahl - Bestimmung der gewonnenen Sitze”).
Die Ausschüsse beraten die Anträge an die Gemeindevertretung und geben Empfehlungen ab (mehr siehe unter “Beratung von Anträgen”). Nur Mitglieder der Gemeindevertretung können in den Ausschuss entsendet werden. Nur die Ausschussmitglieder - oder, etwa im Krankheitsfall, deren Vertreter - sind im Ausschuss stimmberechtigt; redeberechtigt sind zudem die Bürgermeisterin sowie die Fraktionsvorsitzenden sowie der Vorsitzende der Gemeindevertretung. Der Gemeindevorstand ist grundsätzlich zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet; die Beigeordneten besitzen formal aber nur ein Mitspracherecht, wenn die Bürgermeisterin dies im Einzelfall erlaubt. Ebenso haben (eingeladene) Sachverständige und Mitarbeiter der Verwaltung erst nach Worterteilung durch den Ausschussvorsitzenden ein Rederecht. Bürger sowie nicht dem Ausschuss angehörende Gemeindevertreter haben während einer Sitzung generell kein Rederecht; ihnen kann aber auf Antrag oder nach Ermessen des Vorsitzenden im Rahmen einer Sitzungsunterbrechung das Wort erteilt werden.
Die Wahl der Ausschussmitglieder erfolgt entweder durch eine (geheime) Wahl anhand von Wahlvorschlägen innerhalb der Gemeindevertretung. Sofern sich alle Fraktion darauf verständigen, kann auch jede im Ausschuss vertretene Fraktion einfach die jeweiligen Mitglieder benennen.
Im Unterschied zu allen anderen Gremien können Fraktionen ohne Begründung ein von ihnen in den Ausschuss entsendetes Mitglied abberufen und durch eine andere Person ersetzen (oder den Sitz frei lassen). Damit verliert die betroffene Person zwar das Recht zur Teilnahme an den Abstimmungen, kann aber weiterhin an den Sitzungen teilnehmen und verliert insbesondere nicht den Sitz in der Gemeindevertretung.
Die drei Ausschüsse - Sport-, Kultur- und Sozialausschuss, Umwelt-, Entwicklungs- und Bauausschuss sowie Haupt- und Finanzausschuss - werden auf den entsprechenden eigenen Seiten vorgestellt.