In den hessischen Gemeinden kann die Gemeindevertretung nach §62 HGO "zur Vorbereitung ihrer Beschlüsse Ausschüsse aus ihrer Mitte bilden und Aufgaben, Mitgliederzahl und Besetzung der Ausschüsse bestimmen. Ein Finanzausschuss ist zu bilden. Die Gemeindevertretung kann unbeschadet des § 51 bestimmte Angelegenheiten oder bestimmte Arten von Angelegenheiten den Ausschüssen widerruflich zur endgültigen Beschlussfassung übertragen. Die Ausschüsse haben über ihre Tätigkeit in der Gemeindevertretung Bericht zu erstatten. Die Gemeindevertretung kann jederzeit Ausschüsse auflösen und neu bilden.”
In der Regel dienen die Ausschüsse also nicht dazu, direkt Beschlüsse zu fassen, sondern Beschlüsse vorzubereiten. §62 HGO legt dazu eindeutig fest, dass die Ausschussmitglieder “aus der Mitte der Gemeindevertretung” stammen müssen, also ein Mandat in der Gemeindevertretung besitzen müssen. Ein Mandat im Gemeindevorstand, oder “nur” in einem Ortsbeirat oder anderem Gremium ist dagegen nicht ausreichend. Unabhängig davon können Ausschüsse Vertreter der "von den Beschlüssen betroffenen Bevölkerungsgruppen” - im Bereich der Sportförderung also beispielsweise Vertreter der Sportvereine - sowie Sachstände zu den Beratungen hinzuziehen. Diese bekommen als beratende Mitglieder ein Rederecht zu sie betreffenden oder von ihnen vertretenen Themen, haben aber weiterhin kein Stimmrecht.
Die Vorbereitung der Beschlüsse der Gemeindevertretung wird meist auf eine der folgenden Arten eingeleitet:
- Ein Antrag wird noch vor Beratung in der Gemeindevertretung in einem Ausschuss beraten, wenn der Antragsteller dies so gewünscht hat. In diesem Fall geht es zumeist darum, noch offene oder strittige Punkte im Ausschuss mit einer Empfehlung zu versehen und damit die Beschlussfassung in der Gemeindevertretung zu erleichtern.
- Ein Antrag wird im Rahmen der Beratung in der Gemeindevertretung an einen Ausschüss überwiesen. Auch hier ist der Zweck meist, die im Rahmen der Diskussion zutage getretenen offenen Punkte im Ausschuss in eine konkrete Handlungsempfehlung münden zu lassen. Bei den “offenen Punkten” kann es sich beispielsweise um grundlegende oder im Detail liegende Differenzen zwischen den Fraktionen, die Prüfung weiterer Alternativen zur Umsetzung, oder offene inhaltliche Fragen handeln.
Der Vorteil der Ausschüsse ist, dass hier eine deutlich kleinere Runde “am runden Tisch” tagt und damit inhaltliche Diskussionen leichter zu führen sind. Zusätzlich sind die Ausschussmitglieder im Themenbereich des Ausschusses meist kundig oder zumindest interessiert - sonst hätten sie sich in der Regel nicht in den Ausschuss entsenden lassen. Damit ist es einfacher, eine - auch fraktionsübergreifende - sinnvolle und konstruktive Suche nach Kompromissen oder Lösungswegen zu finden.
Obwohl die Ausschüsse grundsätzlich öffentlich tagen - nur zu einzelnen Punkten kann die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden - und hier oft die interessanteren, da primär inhaltlich geprägten, Diskussionen entstehen, finden die Sitzungen der Ausschüsse meist ohne Zuhörer statt. Auch die örtliche Presse ist oft nicht zugegen und beschränkt sich auf die Berichterstattung direkt aus der Gemeindevertretung. Dies erlaubt einerseits den Ausschussmitgliedern eine einfachere Aussprache ohne Sorge, dass unglückliche Formulierungen später “ausgenutzt” werden. Andererseits führt es gelegentlich auch dazu, dass selbst als “kontrovers” betrachtete Themen in der Gemeindevertretung ohne Wortmeldungen zur Abstimmung gelangen. Dies deutet nicht auf das “Desinteresse am Thema” hin, sondern eher darauf, dass zwischen den Fraktionen - meist über die Ausschüsse - schon eine Lösung erarbeitet wurde, die keiner weiteren Wortmeldungen außer “für die Wahrnehmung beim Wähler und in der Presse” bedarf.
Den Gemeinden ist offen gelassen, welche Ausschüsse sie bilden. Lediglich die Bildung eines Finanzausschusses, in dem die Gemeindefinanzen, insbesondere der Haushalt und das Investitionsprogramm, beraten werden, ist per HGO (§62 (1) Satz 2) zwingend vorgeschrieben (“…ist zu bilden”).